El menú de procesos dentro del módulo de compras de Epysoft agrupa todas las herramientas necesarias para gestionar eficientemente los flujos de adquisición, desde la creación de requisiciones hasta la gestión de proveedores y la administración de órdenes de compra. A continuación, se detallan las principales opciones disponibles en este menú:
Gestión de Requisiciones: Esta opción permite gestionar todas las requisiciones de compra creadas en el sistema, es posible asignar proveedores y autorizar requisiciones antes de generar una orden de compra definitiva.
Órdenes de Compra: El sistema facilita la creación y gestión de órdenes de compra basadas en las requisiciones autorizadas. Esta opción permite generar órdenes de compra directamente desde las requisiciones, especificando todos los detalles necesarios, como proveedores, plazos de entrega, y condiciones comerciales. Desde aquí, el usuario puede gestionar todas las órdenes de compra activas.
Autorización y Desautorización de Órdenes de Compra: Antes de que una orden de compra pueda ser procesada, debe ser autorizada por los usuarios con los permisos correspondientes. En esta opción, se pueden revisar y autorizar órdenes de compra en función de los criterios definidos por la empresa. Además, en caso de que sea necesario realizar cambios o correcciones, el sistema permite desautorizar órdenes previamente autorizadas, facilitando la modificación de las mismas antes de su ejecución.
Descargue de Varios: Esta opción permite registrar el descargue de varios productos o materiales de forma simultánea, ideal para aquellas ocasiones en las que se gestionan compras de gran volumen o diferentes tipos de productos en una sola transacción. El descargue permite la actualización automática del inventario, reflejando la salida de los materiales desde el almacén o la entrada en función de la recepción de las compras.
Cierre Forzado: El cierre forzado es una opción disponible para cerrar órdenes de compra que no se han completado o que ya no son necesarias, incluso si aún están abiertas en el sistema. Esto es útil en casos donde se desea cancelar una orden que ya no es relevante o que fue sustituida por otra, asegurando que el sistema no siga considerando esos materiales en futuros procesos.
Modificación de Órdenes de Compra Autorizadas: En esta opción, el sistema permite realizar modificaciones en órdenes de compra que ya han sido autorizadas, garantizando flexibilidad para actualizar términos, cantidades o detalles de proveedores. Esta funcionalidad es fundamental cuando surgen cambios inesperados en el proceso de compra, ya que evita la necesidad de cancelar y crear una nueva orden, agilizando así la gestión.
Calificación de Proveedores: Para garantizar la calidad de los productos y servicios adquiridos, el módulo de compras incluye una opción para realizar la calificación de proveedores. Este proceso permite evaluar el rendimiento de los proveedores según criterios como cumplimiento de plazos, calidad de los productos y condiciones comerciales. La calificación de proveedores es clave para mantener relaciones comerciales sólidas y tomar decisiones informadas en futuras adquisiciones.
Cotizaciones: En esta sección, los usuarios pueden gestionar el proceso de solicitud y recepción de cotizaciones de los proveedores. El sistema permite comparar múltiples cotizaciones y seleccionar la oferta que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa, basándose en precio, calidad y condiciones de entrega. Esta funcionalidad optimiza el proceso de selección de proveedores, garantizando que las compras se realicen de manera eficiente y rentable.
