Autorización de ordenes de compra: Este proceso permite autorizar las ordenes de compra elaboradas por los diferentes usuarios. El proceso de autorización implica que las personas designadas dentro de la estructura organizativa revisen y aprueben la solicitud. Los niveles Técnico y financiero de autorización puede variar según la organización, los permisos de usuario y el valor de la compra.. Al realizar la autorización de ordenes de compra debe tener en cuenta:
1. Tener los permisos para autorizar ordenes de compra.
2. Tener activos los parámetros de autorización (financiera, técnica, requisiciones). Revise los parámetros en la opción Parámetros.
3. El usuario encargado de la autorización debe tener los checks activos para las autorizaciones según aplique. Revise la opción en usuarios.
Actualización de ordenes de compra: Este proceso permite actualizar la orden de compra; el cual se realiza luego que se decide la negociación. Al realizar la actualización de ordenes de compra debe tener en cuenta:
1. La orden de compra debe ser impresa.
2. La orden debe ser autorizada técnica o financieramente.
Para ingresar en esta opción, el usuario debe dirigirse a la ruta en el menú Compras - Procesos - Autorización y actualización de ordenes de compra.
Al ingresar en esta opción el sistema presentara una ventana con todas las ordenes de compra pendientes por autorizar y actualizar:
Ayuda
Al presionar este botón, el usuario puede visualizar la ayuda de la funcionalidad.
Búsqueda interactiva
Al hacer uso de la búsqueda interactiva, puede filtrar ordenes de compra a medida que se va digitando el código o solicitante de éstas.
Al ingresar cualquier letra en la búsqueda, esta va filtrando por las coincidencias.
Detalle de la orden de compra
Al seleccionar este botón, el usuario puede ver el detalle de la orden de compra.
Autorizar / Desautorizar
Para autorizar una orden de compra, el sistema permite seleccionar el check de la columna Aprob. Técnica o Aprob. Financ. por el usuario autorizador. Seguidamente, seleccione el botón Autorizar / Desautorizar.
El sistema le confirmará que la orden fue autorizada correctamente.
Si por el contrario, por algún error necesita revocar la autorización, lo puede hacer siempre que la orden no esté actualizada; puesto que una vez que se actualice desaparecerá de la ventana.
Imprimir orden de compra
Permite imprimir la orden la compra. El proceso de impresión debe ejecutarse antes de actualizar una orden de compra.
Actualizar Orden de compra
Una vez completados los procesos de autorización mencionados anteriormente, la Orden de Compra debe ser actualizada para marcarla como definitiva y así integrarla con los demás procesos del ERP EPYSOFT. Al realizar esta actualización, la orden ya no aparecerá en esta ventana. Si necesitas consultarla posteriormente, puedes acceder a la opción Contenido de una orden o ordenes pendientes por recibir.
de la columna Aprob. Técnica o Aprob. Financ. por el usuario autorizador. Seguidamente, seleccione el botón Autorizar / Desautorizar.
