Autorización y Actualización de Ordenes de Compra
Esta opción permite gestionar el proceso de autorización y actualización de las órdenes de compra, de acuerdo con la configuración definida por cada empresa y los permisos asignados a los usuarios.
Autorización de órdenes de compra
Este proceso permite autorizar las órdenes de compra elaboradas por los diferentes usuarios del sistema. La autorización consiste en la revisión y aprobación de la orden por parte de las personas designadas dentro de la estructura organizacional.
La empresa puede definir uno o ambos niveles de autorización:
Estos niveles pueden variar según las políticas internas de la organización, los permisos del usuario y el valor de la compra.
Configuración de parámetros de autorización
Para el correcto funcionamiento de este proceso, la empresa debe configurar previamente los siguientes parámetros:
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¿Requiere autorización financiera?:
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Define si las órdenes de compra deben ser aprobadas financieramente.
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¿Requiere autorización técnica?:
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Define si las órdenes de compra deben ser aprobadas técnicamente.
NOTA: La empresa puede activar ambos parámetros o solo uno de ellos, según su necesidad.
Enviar correo en la aprobación financiera y/o técnica:
Este parámetro permite que, una vez la orden de compra sea autorizada (financiera, técnica o ambas), el sistema envíe automáticamente un correo electrónico notificando al creador de la orden sobre la aprobación realizada.
Requisitos para autorizar órdenes de compra
Para realizar la autorización, tenga en cuenta lo siguiente:
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El usuario debe contar con los permisos necesarios para autorizar órdenes de compra.
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Los parámetros de autorización (financiera, técnica y requisiciones) deben estar activos.
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Estos se configuran en la opción Parámetros.
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El usuario encargado de la autorización debe tener activos los checks de autorización correspondientes en su perfil.
Esta configuración se realiza en la opción Usuarios.
Actualización de órdenes de compra
Este proceso permite realizar la actualización de la orden de compra una vez definida la negociación con el proveedor.
Para poder actualizar una orden de compra, se debe tener en cuenta:
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La orden de compra debe estar impresa.
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La orden debe estar autorizada técnica o financieramente, según la configuración definida por la empresa.
Envío de la orden de compra al proveedor
El parámetro ¿Requiere envío de orden de compra al proveedor? permite que la orden de compra sea enviada al proveedor una vez esté aprobada, ya sea de forma técnica, financiera o ambas, dependiendo de la configuración de los parámetros anteriores.
Cuando este parámetro está activo:
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Se habilita un icono de envío en la interfaz.
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Se muestra una casilla de selección para elegir la orden que se desea enviar.
Al seleccionar la orden y presionar el icono de envío, el sistema enviará el correo al proveedor.
Este proceso también depende de la configuración del perfil del usuario, el cual debe tener activo el check de envío o reenvío de órdenes de compra.
Consideraciones sobre el envío al proveedor
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Si el proveedor tiene varios contactos registrados, el correo se enviará únicamente a aquellos que tengan activo el check “Recibe orden de compra” en su configuración.
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Los contactos que no tengan este check activo no recibirán el correo.
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Si el proveedor no tiene contactos registrados, el sistema enviará la orden al correo principal configurado en el proveedor.
Para ingresar a esta opción, el usuario debe dirigirse a la siguiente ruta en el menú:
Compras - Procesos - Autorización y actualización de órdenes de compra
Al ingresar, el sistema presentará una ventana con todas las órdenes de compra pendientes por autorizar y/o actualizar.
 AyudaAl presionar este botón, el usuario puede visualizar la ayuda de la funcionalidad.
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 Búsqueda interactivaAl hacer uso de la búsqueda interactiva, puede filtrar ordenes de compra a medida que se va digitando el código o solicitante de éstas.
Al ingresar cualquier letra en la búsqueda, esta va filtrando por las coincidencias.
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 Detalle de la orden de compraAl seleccionar este botón, el usuario puede ver el detalle de la orden de compra.
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 Autorizar / DesautorizarPara autorizar una orden de compra, el sistema permite seleccionar el check  de la columna Aprob. Técnica o Aprob. Financ. por el usuario autorizador. Seguidamente, seleccione el botón Autorizar / Desautorizar. El sistema le confirmará que la orden fue autorizada correctamente.
Si por el contrario, por algún error necesita revocar la autorización, lo puede hacer siempre que la orden no esté actualizada; puesto que una vez que se actualice desaparecerá de la ventana.
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 Imprimir orden de compraPermite imprimir la orden la compra. El proceso de impresión debe ejecutarse antes de actualizar una orden de compra.
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 Actualizar Orden de compraUna vez completados los procesos de autorización mencionados anteriormente, la Orden de Compra debe ser actualizada para marcarla como definitiva y así integrarla con los demás procesos del ERP EPYSOFT. Al realizar esta actualización, la orden ya no aparecerá en esta ventana. Si necesitas consultarla posteriormente, puedes acceder a la opción Contenido de una orden o ordenes pendientes por recibir. |
 Envio OCEste icono permite enviar la orden de compra al proveedor por correo electrónico, siempre y cuando:
El parámetro ¿Requiere envío de orden de compra al proveedor? esté activo.
El usuario tenga habilitado en su perfil el check de envío o reenvío de órdenes de compra.
Para realizar el envío:
Seleccione la orden de compra desde la casilla correspondiente.
Presione el icono del avión.
El sistema enviará la orden de compra al proveedor, de acuerdo con la configuración de contactos:
Se enviará a los contactos del proveedor que tengan activo el check “Recibe orden de compra”.
Si no existen contactos configurados, el correo será enviado al correo principal del proveedor.
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