Las órdenes de compra permiten gestionar de manera eficiente las solicitudes de productos a los proveedores, facilitando la visualización de la fecha y el lugar de entrega deseados. Su principal utilidad radica en el control de procesos clave, como la aprobación y la recepción de los productos, optimizando la trazabilidad y la gestión de inventarios.
Para acceder a esta función, el usuario debe navegar a la ruta del menú Compras - Procesos - Órdenes de compra. Esta opción permite al usuario Crear, Editar, Imprimir y Eliminar órdenes de compra dentro del sistema EpySoft. Al ingresar, el sistema mostrará una ventana con todas las órdenes de compra existentes que aún no han sido actualizadas.
Nota: Las órdenes de compra ya actualizadas no se mostrarán en esta ventana.
Crear
Esta opción permite al usuario iniciar el proceso de creación de una nueva orden de compra, introduciendo detalles como el proveedor, artículos solicitados, fechas y otros datos relevantes para su formalización. Revise a detalle la opción Crear Ordenes de Compra.
Ayuda
Esta opción permite al usuario iniciar el proceso de creación de una nueva orden de compra, introduciendo detalles como el proveedor, artículos solicitados, fechas y otros datos relevantes para su formalización.
Imprimir
Las ordenes de compra elaboradas pueden ser impresas todas las veces que sea necesariosi no están anuladas, mediante esta opción, antes y/o después de haber sido modificadas.
Al presionar este botón, puede imprimir una orden de compra. A continuación se muestra el reporte:
Editar
Con esta opción, el usuario puede modificar una orden de compra existente, permitiendo actualizar detalles como los artículos, cantidades, comentarios, o cambiar cualquier otro dato antes de su aprobación final.
Si desea actualizar el encabezado, presione el botón para actualizar información del encabezado. Para guardar la información que acaba de modificar, de clic en el icono .
Además, si el usuario requiere editar el detalle de la orden, el sistema le permite grabar nuevos productos, eliminarlos o editarlos desde el botón editar, así:
Al seleccionar el botón confirmar puede guardar los nuevos cambios. Si presiona cancelar, el usuario volverá al formulario anterior donde se evidencia de nuevo la tabla del detalle de la orden.
Además, el sistema permite agregar adjuntos (documentos soporte) a la orden desde el botón y eliminar un producto desde el botón .
Para dejar en firme la orden de compra, de clic en Imprimir. De lo contrario, puede seleccionar regresar y volver a la pantalla principal.
NOTA:
1. Tenga en cuenta que no puede modificar los campos en color gris.
2. Si una orden fue autorizada (financiera, técnica o directiva), primero debe ser desautorizada por el usuario definido para realizar este proceso y posteriormente puede proceder a modificarla. Una vez se modifique la orden, esta debe ser autorizada nuevamente y por ultimo actualizarla. Revise este proceso en la opción Autorización y actualización de ordenes de compra.
3. Si te tiene requisición y esta a su vez necesita aprobación, el sistema no permitirá que el usuario adicione productos, modifique cantidades o precios de compra. Si requiere realizar algún cambio el usuario debe modificar directamente la requisición.
Eliminar
Este botón, permite eliminar una orden de compra. Al hacer esto, la orden será eliminada de la base de datos.
NOTA: Si la orden que usted requiere eliminar presenta entregas reportadas, el sistema no permitirá que la elimine. Por lo anterior, si lo que usted necesita es quitarla del listado de ordenes debe realizar un cierre forzado.
Buscar
Al hacer uso de la búsqueda interactiva, usted puede filtrar ordenes de compra a medida que se va digitando el número o proveedor de éstas. A continuación, se muestra la búsqueda:
Al ingresar cualquier letra en la búsqueda, ésta va filtrando por las coincidencias.
Resumen de Orden de Compra
Se muestra un resumen detallado de la orden de compra, incluyendo el prefijo y número de la orden, la fecha de creación, el nombre del proveedor, comentarios adicionales, el solicitante, el estado de las aprobaciones financiera y técnica, el estado de anulación y el usuario que creó la orden.
para actualizar información del encabezado. Para guardar la información que acaba de modificar, de clic en el icono 
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y eliminar un producto desde el botón 
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