Esta opción específica permite registrar nuevas facturas en el sistema EpySoft.
El usuario puede ingresar a la ruta: Facturación y Pedidos > Procesos > Facturación > Grabar Facturas, y seleccionar la opción de creación.
Formulario de Creación Al ingresar, el sistema presenta un formulario donde el usuario debe completar los siguientes datos:
Cliente: Selección del cliente asociado a la factura.
Fecha de Facturación: Registro de la fecha en que se realiza la venta.
Productos/Servicios: Lista detallada de los artículos facturados, incluyendo cantidad, precio y descuentos.
Método de Pago: Indicación del tipo de pago (efectivo, transferencia, crédito, etc.).
Observaciones: Campo opcional para notas o comentarios adicionales.
Guardar: Almacena la factura en el sistema.
Cancelar: Permite salir del formulario sin guardar.
Imprimir: Genera una copia física o digital de la factura para el cliente.
Fecha
Corresponde a la fecha de elaboración de la factura.
Documento
Corresponde al documento que se afecta la factura. Digite cualquier tecla + TAB para que aparezca el listado. Seleccione el documento que se requiera, seleccionando el botón circular; por último, de clic en cerrar. Si se requiere hacer uso de otro documento puede crearlos desde la opción Documentos.
Consecutivo
Número único que identifica la factura. Este campo se genera automáticamente según la configuración del sistema.
Centro de Costo
Identifica el área o departamento al que se imputa la factura, útil para reportes financieros.
Cliente
Corresponde al cliente que solicita el producto. Revise los clientes creados en la opción Clientes. Para seleccionar un cliente, digite cualquier tecla + TAB para que aparezca el listado. A continuación, se muestra la ayuda:
Usted puede escoger el cliente responsable de la remisión, seleccionando el botón circular; por último, de clic en cerrar.
Zona
Campo que muestra la zona donde está ubicado el cliente. Revise las zonas creadas en la opción Zonas.
Distrito
Campo que muestra el distrito donde se ubica el cliente. Revise los distritos en la opción Distrito.
Teléfono
Número de contacto del cliente relacionado con la factura.
Plazo (Días)
El plazo hace referencia a la cantidad de días a que se compromete el cliente para el pago.
Cupo Asignado
Cupo de crédito asignado al cliente. Este valor se parametriza desde la opción clientes.
Cupo Disponible
En este campo se observa el valor de cupo disponible que posee el cliente, este tiene en cuenta los abonos o anticipos y los valores que posea en cartera, los cuales le restan.
Vendedor
Este campo muestra el vendedor asociado al cliente.
Facturar Con
Permite elegir si la factura se generará con base en un pedido o una remisión.
Facturar con Pedido:
Seleccione la opción Pedido. En el campo Número, digite cualquier tecla y presione TAB para que aparezca un listado con los pedidos disponibles.
Solo se listan los pedidos asociados al cliente seleccionado previamente en el campo Cliente.
Facturar con Remisión:
Seleccione la opción Remisión. En el campo Número, digite cualquier tecla y presione TAB para que aparezca un listado con las remisiones disponibles.
Solo se listan las remisiones asociadas al cliente seleccionado previamente en el campo Cliente.
Número
En el listado mostrado, seleccione el pedido o la remisión que necesita facturar.Una vez seleccionado, haga clic en Cerrar.El sistema llenará automáticamente el detalle de la factura con la información del pedido o remisión seleccionado.
Dirección de Entrega
Muestra la dirección principal donde se debe entregar la mercancía.
Descuento Global
Descuento aplicado al total de la factura. Se calcula como un porcentaje o valor fijo según las condiciones comerciales acordadas.
Lista de Precios
Seleccione la lista de precios que requiere manejar. Si desea modificar la lista de precios diríjase a la opción Lista de precios.
Condición de Pago
Corresponde al acuerdo de pago definido con el cliente.
Documento Para Salida
Documento que se afecta para realizar el descargue de inventarios. Parametrice el documento para las salidas desde la opción documentos.
Documento Para Salida Bonificado
Indica el documento utilizado para registrar productos bonificados incluidos en la factura.
Observaciones
Corresponde a información de relevancia que el usuario considera debe suministrar.
Editar Encabezado
Permite modificar datos generales del encabezado
Regresar
Vuelve a la vista anterior sin guardar los cambios realizados en la factura.
Procesar Movimiento
Guarda y procesa la factura, actualizando los registros correspondientes en el sistema.
Agregar Item
Seleccione este botón luego de escoger un producto para adicionarlo al detalle.
Producto
Corresponde al producto que se agregará a la factura. Para escoger un producto digite cualquier tecla + TAB para que aparezca el listado y seleccione el producto de su preferencia. A continuación, se muestra la ayuda:
Seleccione el producto de su preferencia, presionando el botón circular; por último, de clic en cerrar.
NOTA: En esta ventana, puede organizar productos por código o descripción. También, puede buscar productos haciendo uso de la búsqueda interactiva digitando el nombre del producto o código.
Unidad
Corresponde a la unidad de medida del producto.
Bodega
Muestra la bodega donde se encuentra el producto.
Ubicación
Almacén o ubicación física de donde se despachará el producto.
Lote
Código que identifica un grupo de productos fabricados o almacenados bajo las mismas condiciones.
Vence
Fecha de vencimiento del producto, si aplica.
Cantidad
Corresponde a la cantidad de producto que se requiere. Digite este campo, teniendo en cuenta la unidad de consumo del producto.
Valor Unitario
Corresponde al valor unitario del producto.
Porcentaje del Iva
Corresponde al porcentaje IVA que maneja el producto.
Porcentaje Descuento
Este campo muestra el porcentaje de descuento por producto.
Producto Bonificado
Marcar esta casilla indica que el producto es un bonificado y no tiene costo asociado.
Nota
Especifique en este campo notas o peticiones especiales para los productos o la entrega.
Detalle
Contiene la lista de productos o servicios incluidos en la factura.
Desde esta pestaña, el usuario puede modificar o eliminar productos según sea necesario.
Datos Adicionales
Permite agregar formas de pago.
Incluye botones para crear nuevas formas de pago o actualizar el listado antes de asignarlas a la factura.
Al seleccionar los datos, Actualizar Datos para que lo guarde.
Impuestos
Permite asignar los impuestos aplicables a los productos o servicios facturados.
Se puede agregar uno o varios impuestos según la configuración y normativa vigente.
Otros Cargos
Incluye costos adicionales, como servicios logísticos o cargos administrativos, que no están directamente relacionados con los productos facturados.
Cuotas
Define los plazos y montos de pago si la factura se liquida en cuotas.Ideal para acuerdos de pago con clientes.
Pedidos
Muestra los pedidos asociados a la factura, si los hay.
Facilita el rastreo de pedidos facturados.
Remisiones
Lista las remisiones relacionadas con la factura.
Indica si los productos facturados han sido previamente remitidos.
Adjuntos
Permite agregar documentos relacionados a la factura, como órdenes de compra, contratos o comprobantes de pago.También facilita la visualización de archivos previamente adjuntados.
Contabilización
Muestra el impacto contable de la factura en los libros financieros.Incluye información sobre las cuentas afectadas y los valores registrados.
