Al seleccionar la opción Crear, el sistema abre una ventana en la que se debe diligenciar la información necesaria para registrar el comprobante de cuentas por pagar. Esta ventana cuenta con las siguientes secciones y campos:
Ayuda
Botón que permite acceder a información adicional sobre el funcionamiento de esta ventana.
Fecha
Corresponde a la fecha de creación del comprobante. Este campo es obligatorio y define la fecha contable del registro.
Documento
En este campo se debe seleccionar uno de los documentos contables previamente creados en el módulo de Contabilidad. Para ello, el usuario puede escribir cualquier carácter y presionar la tecla Tab, lo que desplegará un listado de documentos disponibles. Al seleccionar uno, el sistema asignará automáticamente el consecutivo correspondiente.
Observaciones
Campo opcional para ingresar comentarios o anotaciones relacionadas con el comprobante.
Detalle de la Transacción
Sección donde se visualizan los siguientes valores:
Total Débitos
Total Créditos
Diferencia
Estos valores se calculan automáticamente de acuerdo con la configuración de la plantilla seleccionada. Si existe alguna diferencia entre los débitos y créditos, esta se reflejará en el campo Diferencia, permitiendo al usuario verificar y corregir antes de procesar el comprobante.
Regresar
Botón para salir de la ventana de creación sin guardar cambios.
Selecciones Plantilla
Al hacer clic en este botón, el sistema abre un formulario que permite escoger la plantilla contable que se va a aplicar. Este formulario incluye:
Plantilla Contable: Selección de la plantilla previamente definida en el módulo de Contabilidad.
Base del Documento: Campo que se habilita si la plantilla requiere una base para el cálculo de valores.
Tercero: Campo habilitado si la plantilla requiere la asociación de un tercero.
Prefijo y Documento: Datos relacionados con el comprobante que se van a generar.
Fecha de Vencimiento: Fecha límite de pago del comprobante.
Una vez diligenciada esta información, se debe hacer clic en Confirmar, lo que hará que el sistema cargue automáticamente la configuración contable de la plantilla en la sección de detalle del comprobante.
Una vez seleccionada y cargada la plantilla contable en la sección de detalle, el sistema habilita el botón Procesar. Al hacer clic en este botón, el sistema valida que no existan diferencias entre débitos y créditos, y que todos los campos requeridos estén correctamente diligenciados.
Si la validación es exitosa, el comprobante es registrado en el sistema, y se genera el asiento contable correspondiente de acuerdo con la configuración establecida en la plantilla.
Este proceso garantiza que la información se grabe correctamente, evitando inconsistencias contables y facilitando el control desde Tesorería.
